国际商务单证办理流程是什么?有哪些注意事项?

2025-01-29 法律百科 17 辩博网
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办理流程

1、客户询盘与报价:业务部门及时回复客户询盘并制作形式发票给客户做正式报价,对于外销合同,需按“出口合同审核表”项目如实填写,附上客人订单传真件与工厂的收购合同,经业务员、部门经理、管理部人员、财务人员审批后交由总经理审批才能执行。

2、订单确认与下达生产通知:得到客户正式的订单purchase Order后,下给工厂生产通知单,安排生产计划并跟进生产进度,确保按时交货。

3、租订舱位:如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司,尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸、船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。

4、商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求并提供出口合同、发票等商检所需资料,告诉工厂产品的出口口岸,以便工厂办理商检。

5、租订舱位与报关:在交货期前两周向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER),并在开船一周前向货运公司或船公司发出口运托单(S/O),同时提供一份装箱单(P/L),委托报关行进行报关时,需提供装柜资料,包括货物数量、口岸、船公司、定仓号、船开截关时间等。

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6、准备文件:工厂提供的装箱资料(packing list)、制作出口合同、出口商业发票和装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

7、获得运输文件:最迟在开船后两天内要将提单内容传真给客人,核对无误后再向船公司或货运代理公司索取正本提单。

8、准备其他文件:商业发票、产地证、装运通知、装箱单、受益人证明等文件,以及根据信用证要求或合同规定可能还需要的其他单据。

9、交单议付:采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,将各种单证全部备齐并严格审校后,送交银行办理交单手续;采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真给客户并寄单。

注意事项

1、准确性:单证上的信息必须准确无误,包括商品名称、规格、数量、价格、起运港、目的港、装运日期等,任何错误都可能导致清关延误或其他问题。

2、完整性:要确保所有必要的单证和文件都齐全,如提单、商业发票、装箱单、原产地证书、卫生检疫证书等,缺少任何一项都可能影响货物的出口或进口。

3、及时性:严格按照合同和信用证规定的时间和条件制单、交单,及时办理申请、签发、认证、邮寄等工作,避免逾期而造成不必要的损失。

4、规范性:单证的格式、内容、签字盖章等都要符合国际贸易惯例和有关法律法规的要求,以及各有关部门的规定。

5、一致性:各种单证之间的内容要相互一致,特别是货物描述、数量、价格等关键信息,否则会引起银行的拒付。

6、清洁整洁:单证表面要清洁、美观、清楚,不得有涂改的痕迹,如有更改必须加盖校对章或者简签章。

国际商务单证的办理流程涉及多个环节,需要仔细操作并注意各个环节的具体要求和注意事项,以确保单证的质量和及时性,顺利完成货物的进出口贸易。

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