机关单位处理国家秘密事项时,需要遵循一系列严格的保密制度和程序,以下是一些关键步骤和要求:
一、定密工作
1、明确定密责任人:机关、单位负责人为本机关、本单位的定密责任人,根据工作需要,可以指定其他负责人、内设机构负责人或者其他人员为指定定密责任人,定密责任人在职责范围内承担国家秘密确定、变更和解除工作,具体包括审核批准承办人拟定的国家秘密的密级、保密期限和知悉范围;对本机关、本单位确定的尚在保密期限内的国家秘密进行审核,作出是否变更或者解除的决定等。
2、规范定密程序:机关、单位应在国家秘密产生的同时,由承办人依据有关保密事项范围拟定密级、保密期限和知悉范围,报定密责任人审核批准,并采取相应保密措施,对于不明确事项,先行拟定密级、保密期限和知悉范围,再按规定的程序报保密行政管理部门确定。
3、派生定密管理:机关、单位执行上级确定的国家秘密事项或者办理其他机关、单位确定的国家秘密事项时,需要派生定密的,应当根据所执行、办理的国家秘密事项的密级确定,严禁高密低定、低密高定、有密不定、随意乱定等情况发生。
二、日常管理
1、人员管理:加强涉密人员管理,精准确定涉密岗位、涉密人员及涉密等级,严格开展涉密人员保密审查,加强上岗、在岗、离职离岗全过程保密管理,强化对临时性工作人员的保密教育提醒,签订保密承诺书等。

2、文件管理:加强对涉密文件制作、收发、传递、使用、复制、保存、携带、清退、销毁等全生命周期管理,涉密文件起草须使用涉密计算机,传递时应指定专人、专车,不得通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递;复制涉密文件需经机关、单位负责人批准,并严格履行报批登记手续。
3、会议管理:涉密会议活动应按照“谁主办,谁负责”的原则,由主办单位明确涉密会议活动的密级,制定保密方案,限定参会人员和工作人员范围并进行身份核实和保密教育,会场应配备相应的保密设施设备,严控相关涉密文件资料的发放范围,会后及时回收等。
4、场所管理:将集中制作、存放、保管国家秘密载体的机要室、档案室、涉密机房等专门场所确定为保密要害部位,配备必要的保密安防设施设备,未经批准,不得带入手机、智能手表以及有录音、录像、拍照、信息存储等功能的设备,严禁无关人员进入。
5、设备管理:机关、单位应配备涉密计算机、涉密打印机等处理涉密敏感信息的设备,并安装安全防护设施,规范粘贴密级和警示标识,维修涉密信息设备应当在本单位内部进行,且由本单位人员现场监督;确需外送维修的,应送保密行政管理部门指定的单位进行,并在送修前拆除硬盘、硒鼓等信息存储部件,非涉密设备不得存储、处理、传输涉密敏感信息。
6、网络管理:严格按照“涉密不上网、上网不涉密”“谁建设、谁管理”“谁使用、谁负责”原则,分级分类管好计算机及各类网络,严禁使用非涉密信息系统、非涉密信息设备存储、处理涉密信息,不得违规在互联网及其他公共信息网络中传递涉密敏感信息,运维服务外包人员进出涉密机房须本单位工作人员全程陪同。
7、介质管理:存储国家秘密、工作秘密和敏感信息的U盘、光盘、硬盘等介质要严格登记管理,规范粘贴密级标识,禁止使用非涉密存储介质存储、处理、传输涉密敏感信息,不得违规在涉密信息系统、涉密信息设备与互联网及其他公共信息网络之间交叉使用移动存储介质。
8、手机管理:严禁在手机通话中谈论涉密信息,严禁使用手机等智能设备拍摄、存储涉密敏感信息,要按照“非必要不建立”原则,严格履行微信、QQ等工作群建立审批手续,定期对本机关、单位工作群进行清理。
9、销毁管理:机关、单位需要销毁的涉密载体(含涉密文件资料和涉密光盘、U盘、硬盘、硒鼓等具有信息存储功能的部件和设备),应当认真履行清点、登记、报批手续,并存放在符合安全保密要求的专门场所,送销涉密载体应分类封装,派专人安全运送至市公文销毁中心进行销毁,禁止未经批准私自销毁涉密载体,自行销毁少量涉密载体时,必须严格履行清点、登记和审批手续,并使用符合国家保密标准的销毁设备和方法,涉密载体销毁的登记、审批记录应当长期保存备查。
三、监督管理与责任落实
1、监督检查:保密行政管理部门应当组织开展经常性的保密宣传教育和检查,机关、单位也应定期对本机关、本单位工作人员进行保密形势、法律法规、技术防范等方面的教育培训。
2、责任追究:机关、单位及其工作人员履行保密工作责任制情况应当纳入年度考评和考核内容,发生保密违纪违法行为的,轻则受到党纪政务处分,重则追究刑事责任。