公司办公室秘书需要具备多种技能，以下是一些必备的技能：
一、沟通技能
口头沟通
- 能够清晰、准确地表达自己的想法和观点，在向领导汇报工作时，要简洁明了地阐述工作进展、成果以及遇到的问题，让领导能够快速了解情况。
- 具备良好的倾听能力，理解他人的意图，在接待来访者或者接听电话时，能耐心听取对方的需求并给予恰当的回应，当客户打电话咨询业务时，要准确理解客户的问题，并提供准确的解答。
- 善于根据不同的对象和场合调整沟通方式，与上级沟通时，语言要尊重、严谨；与同事沟通则可以更加平等、亲切；与客户沟通则需要热情、专业。
书面沟通
- 熟练撰写各种办公文书，如通知、报告、会议纪要等，通知要确保信息传达准确无误，包括时间、地点、事件内容等；报告则要条理清晰地呈现数据、分析问题并提出建议；会议纪要应忠实记录会议的主要内容和决策结果。
- 掌握商务邮件的写作规范，邮件主题要明确，内容有条理，语言礼貌得体，在发送重要邮件前，要认真检查语法和拼写错误，避免因小失误而造成不良影响。
二、组织协调技能
日程管理
- 为领导安排合理的日程，充分考虑会议、商务活动、出差等各种事务的时间和重要性，要提前规划好领导的工作时间，避免出现时间冲突，在安排一周的日程时，要将重要的会议和对外商务洽谈安排在合适的时间段，同时预留一定的弹性时间以应对突发情况。
- 灵活应对日程变更，当出现紧急情况需要调整领导日程时，能够迅速协调各方，重新安排相关事务，并及时通知相关人员。
会议组织
- 负责会议的筹备工作，包括确定会议主题、议程、参会人员名单等，根据会议的重要性和目的，合理安排会议时间和场地，对于大型的公司战略会议，要提前预订会议室，准备会议资料，确保会议顺利进行。
- 在会议过程中，做好会议记录，准确把握会议的重点内容和决策结果，会议结束后，及时整理会议纪要并发送给相关人员，跟进会议决议的执行情况。
活动策划与执行
- 能够独立策划和组织公司的各类活动，如年会、团建活动、新品发布会等，从活动的创意构思、方案制定到现场执行，都要进行精心安排，在策划一场新品发布会时，要考虑场地布置、嘉宾邀请、宣传推广、流程安排等多个环节，确保活动达到预期的宣传和营销效果。
三、办公软件操作技能
文字处理软件（如Microsoft Word）
- 熟练掌握文档的格式设置，包括字体、段落、页面布局等，能够根据不同的文档要求，制作出美观、规范的文件，制作公司合同文件时，要按照标准的格式进行排版，设置合适的行距、页边距和标题样式。
- 运用高级功能，如样式、多级列表、题注和交叉引用等，在进行长篇文档编辑时，使用样式可以快速统一文档格式，多级列表有助于梳理复杂的内容结构，题注和交叉引用方便对图表、公式等进行编号和引用。
电子表格软件（如Microsoft Excel）
- 精通数据输入和基本计算功能，能够快速准确地录入数据并进行简单的加减乘除运算，制作员工考勤表时，要正确录入员工的出勤数据，并计算出相应的考勤统计结果。
- 掌握函数（如VLOOKUP、SUMIFS等）和数据透视表的使用，函数可以帮助进行复杂的数据处理，如通过VLOOKUP函数在多个数据表中查找和匹配数据；数据透视表则能够对大量数据进行快速汇总、分析和展示，比如分析销售数据中不同产品类别在不同地区的销售业绩。
演示文稿软件（如Microsoft PowerPoint）
- 设计专业的幻灯片，选择合适的模板、主题颜色和字体风格，使幻灯片具有视觉吸引力，在制作公司项目汇报幻灯片时，要根据项目的性质和受众选择简洁大气的模板，合理搭配图片、图表和文字内容。
- 添加动画效果和切换效果，增强演示的趣味性和流畅性，但要注意不要过度使用动画效果，以免分散观众的注意力，要确保在不同的设备上演示时不会出现兼容性问题。
四、文件管理技能
文件分类与归档
- 根据文件的内容和用途，建立合理的文件分类体系，可以将文件分为行政文件、财务文件、业务文件等大类，每个大类再细分小类，对于合同文件，可以按照合同类型（如采购合同、销售合同）、签订日期等进一步分类。
- 定期对文件进行归档，将已经完成处理且有保存价值的文件妥善保存，可以使用纸质档案盒或者电子文件管理系统进行归档，确保文件的安全存储和便于查找。
文件检索
- 熟悉文件管理系统的检索功能，能够根据文件名称、关键词、日期等多种条件快速定位所需文件，在电子文件管理中，利用操作系统或者专业的文件管理软件的搜索功能，提高文件查找效率，当需要查找某一份去年的销售报表时，可以通过输入“销售报表”和去年的年份作为关键词来快速找到相关文件。
五、其他辅助技能
速记技能
- 能够快速记录信息，尤其是在会议等场合，准确记录发言人的观点和讨论的要点，通过速记，可以在会后及时整理出详细的会议记录，为后续的工作提供参考，在一些高层决策会议中，秘书的速记能够帮助领导回顾会议决策过程和重要意见。
驾驶技能（如果工作需要）
- 熟练驾驶汽车，以便在需要的时候为领导或者公司提供接送服务，要遵守交通规则，确保行车安全，在领导有紧急出行需求时，能够迅速驾车将领导送到指定地点。
